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实施主数据管理的十大诀窍
发布时间:2017-06-05 10:21:03

  【编者语】本文来源于Innovative Systems公司撰写的一篇白皮书,在此之前,该公司通过文献资料查阅、实地调研访谈工作,收集了大量具有主数据管理(MDM)项目实施经验的项目负责人和项目成员的评论、建议和项目轶事。白皮书针对这些评论、建议和项目轶事进行筛选、提炼,并总结成为主数据管理(MDM)项目实施的重要技巧和指导原则。本文针对白皮书中提到的重要技巧和指导原则,结合自身的项目经验进行解读,以便使其更加通俗易懂,更具操作性,希望能够为读者实施主数据管理项目(MDM)提供一些启发。

1.引言

自计算机诞生以来,IT技术经历了多次演进和技术革新,全球各类企业和组织在信息技术、数据处理和计算能力方面已经投资了数万亿美元。但无论IT基础设施环境如何进化,唯一不变的就是数据本身。从早期的大批量数据处理系统到今天的海量数据仓库,各种形式的数据始终都是IT计算所必不可少的“燃料”。但不幸的是,虽然数据本身没有发生变化,但数据格式却必须依赖所处IT环境,从早期的大型机及其对应的平面文件,发展到在线事务处理、在线分析、商务智能及其对应的关系型数据库,再继续演进到现在的移动电脑、实时订单处理、CRMERP系统,从而产生了许多不同类型的数据、 不一致的数据和各种随意存放的“垃圾”数据。

由于缺少数据标准或数据治理,很多企业花费了大量的时间和资金用于保持报表数据的一致性、处理各种数据质量问题、应付监管部门的合规性检查。为了消除数据不一致带来的各种问题和困扰,很多企业在数据治理、数据质量、客户数据集成、产品数据集成和数据清洗方面等采取了一系列数据管理措施,主数据管理(MDM)就是最近出现的数据管理措施之一。根据调研反馈结果,主数据管理(MDM)带来的业务价值主要体现在以下方面:

²  通过各种电子终端向客户提供即时、精准的信息,增加了销售收入;

²  在后续的决策支持系统实施过程中,降低了开发成本;

²  在关系型数据管理中节约了成本;

²  在新开发业务流程应用软件时,减少了开发周期;

²  减少了合规性成本和风险;

²  可以开发出更加灵活、可重用的和可审计的各类报表;

²  降低对IT资源的依赖性

²  降低安全风险

2.实践出真知

本文提出的重要技巧和指导原则是从大量的实际项目案例中(包括数百条评论、建议和项目轶事)筛选、提炼出来的,形成了主数据管理(MDM)实施的十大诀窍。这些项目案例大部分是成功的,并已经开始产生了持续性的收益和投资回报。以下是通过调查后得到关于主数据管理(MDM)实施的一些调研成果:

²  平均每个主数据管理(MDM)项目需要8个人的项目团队,大约花费6个月时间才能实施完成;平均每个项目团队的人员构成如下:业务人员占25%IT员工占40%,另外还有35%属于外部集成商或咨询顾问人员。

²  在已实施主数据项目的企业当中,其中三分之一的企业已经经历了两个或两个以上主数据管理(MDM)项目。

²  每个主数据管理(MDM)项目的平均维护成本约占项目初始成本的20%

²  在已完成主数据管理(MDM)实施的企业当中,其中8%的企业提到了建立数据治理体系的重要性。

²   在已完成主数据管理(MDM)实施或正在实施的企业当中,40%的企业已经制定计划进行实施效果评审工作。

3.实施诀窍和关键成功因素

3.1首先启动一个“速赢”项目案例

主数据管理(MDM)项目如果没有得到业务部门的人力、财力支持,是不可能成功的。要想获得业务部门的充分支持,可以先启动一个短期的“速赢”小项目,让业务部门能够看到可预期的收益和效果。开展“速赢”项目需要注意以下四个要点:

²  组建一个跨职能域的项目团队,项目团队成员应包括业务部门领导代表、部门员工(包括相关数据的使用者和产生者)、财务代表、IT代表。

²  “速赢”项目应该按照大型投资项目的方式进行管理,应该识别出所有的成本、收益、项目期限、任务依赖关系和可能的各种风险,并加以文档化。

²  在项目实施过程中,应该在项目组内鼓励坦诚、开放性的交流讨论,以便尽早发现潜在的负面影响和可预期的项目问题。

²  对项目产出物应大胆地持怀疑态度,其目的是能够产生一个经得起公司高管层质疑、推敲、评估和调查的“速赢”项目案例,只有这样,主数据管理(MDM)项目才能得到公司高管层的最终审批和必要的资金支持。

3.2争求公司高管层支持

几乎所有的主数据管理(MDM)实施人员都普遍反映,获得公司高管层的支持,是项目成功的关键因素,它的重要性表现在以下几个方面:

²  公司高管层至少可以确保主数据管理(MDM)项目不会被下放到另一个IT项目上,保证本项目不会被敌对的利益相关者人为地降低其重要性。

²  司高管层的支持几乎是其它所有项目成功要素的基础。例如,公司高管层的支持是项目获得资金支持的必要条件。公司高管的积极主动参与,将有助于产生成功可信的“速赢”项目案例,并确保项目实实在在由业务驱动。

²  公司高管层在主数据管理(MDM)项目中的所有者身份,将对整个项目提供非常宝贵的监督作用,有助于确保本项目聚焦于所有业务流程,而不仅仅只是技术实现。

但是公司高管层的大力支持,不是与生俱来的,而是需要项目组充分的重视和足够的投入,同时需要注意以下几个要点:

²  至少应该让公司高管层知晓主数据管理(MDM)项目的基本情况,可以通过邀请公司高管参与项目的定期评审工作,使之了解到本项目负责提升的财务、生产、物流和销售等业务数据,正是其管辖职能部门的核心业务数据,使其认识到他本人其实也是本项目的利益攸关者,从而成为本项目的积极参与者和支持者。

²  主数据管理(MDM)项目应该建立持续性的项目内部审查、沟通和定期会议机制。项目团队成员应首先如期完成每周安排的工作任务,再通过定期周例会的形式在项目团队内部对项目成果进行深入的项目内部审查,而对于一些高优先级或进度滞后工作任务,可能需要逐日审查。由于项目团队的一些成员,本身是IT部门和业务部门派驻的代表,他们需要定期(每周或每日)向本部门负责人汇报项目的进度、需求和要求,甚至需要定期(每周或双周)向负责本业务条线的公司高管(VP级别或CxO级别)汇报项目的相关情况。此外,项目经理也至少需要每周一次向各业务部门负责人、负责该项目的公司高管简要汇报项目的相关情况。

²  对于由项目经理、业务部门和IT项目代表组成的项目团队,建立面向公司高管的项目审查机制,能够确保每个负责主数据管理项目的公司高管可以从两个不同渠道获得本项目的进展情况信息和其它最新消息,这又反过来为公司高管提供了必要的检查和制衡手段,从而增强了项目信息的准确性和透明度,增进了公司高管对主数据管理项目的信心。   

3.3MDM必须是业务驱动

如果主数据管理(MDM)项目只是仅仅从技术实现出发,该项目通常很难获得成功,也很难获得期望的投资回报率(ROI)。主数据管理(MDM)项目只有从业务需求出发,才可能获得成功

此外,不要试图混淆“MDM必须是业务驱动”、“争取公司高管层支持”、以及“聚焦业务流程”这三种技巧之间的区别。其关键点在于,无论是项目、业务案例以及关于数据治理、技术选型和实施的决策,都必须自始至终以企业当前各业务职能部门使用的各类数据为基础。

其中,“争取公司高管层支持”将确保主数据管理(MDM)项目的人力和财力支持。“聚焦业务流程”将使整个项目团队明确数据流是如何贯穿整个企业的各个业务环节。但是“MDM必须是业务驱动”是一个明白无误的指导原则,也是标识主数据管理(MDM)的关键 “标签”

尽管“数据管理”的概念本身完全来源于应用了几十年的IT技术,但是主数据管理(MDM)却不一定是IT驱动。主数据管理(MDM)甚至不一定是经济驱动。相反,主数据管理(MDM)是一种尝试,即致力于确保企业内部所有的业务职能、流程和业务依赖关系都能得到准确的支持、一致性的定义,确保“干净”数据流转企业整个业务流程。

3.4不能忽视技术支持

建立主数据管理中心有可能会在IT基础设施中形成一个性能瓶颈,因而不要忽视公司网络、计算的基础设施的实际吞吐量,在技术支持方面,我们要注意以下三个要点:

²  应务必确保能够深入理解主数据管理中心数据模型,理解数据模型是如何整合企业的内外部系统以及各种数据源。

²  不要偏信于供应商天花乱坠的宣传炒作,每个供应商都定义了他们自己的概念,这些概念自然也会支持他们自身产品集的优势,而忽略他们的缺点。因此,企业主数据管理(MDM)项目团队应将相同的指导原则运用于整个项目的供应商、服务商以及产品的选型:从“速赢”项目开始、由业务驱动以及进行全面详细的规划。

²  选择一个经验丰富的系统集成商或咨询公司作为自己和技术产品供应商之间的中间调解员。根据调研反馈结果,在实施主数据管理(MDM)项目的企业中,有超过2/3的企业都对他们的中间服务提供商的表现感到满意。

3.5注重数据质量

数据质量是任何主数据管理(MDM)项目的关键组成部分。在数据质量方面,我们要注意以下两个要点:

²  数据质量非常重要,应该将数据质量作为项目成功的关键因素;

²  不要低估达到预期合格数据质量的难度,因为这可能会花费大量的时间和项目资源。

²  建议主数据管理(MDM)项目团队在项目计划中增加一个非连续性的数据质量项目,专门投入大量的项目计划时间,以确认数据质量问题的严重程度和范围、需要采取哪些补救措施,从而支持主数据管理(MDM)的顺利实施。

3.6聚焦业务流程

主数据管理(MDM)项目由业务驱动的部分必要条件则是聚焦业务流程的必要条件。通过构建业务模型和业务流程图,项目团队就能够确定输入、输出以及数据依赖关系,并准确的掌握哪些区域的数据必须共享。

通常会导致项目失败的错误做法是:一开始建立完整的数据视图,然后建立数据视图和业务流程之间的映射关系。而成功的诀窍则是从梳理业务流程开始,然后映射到必需的数据,而不是全部数据

聚焦业务流程的必要条件之一则是聘请外部咨询顾问或集成商协助主数据管理(MDM)项目。由于项目团队成员、IT成员、甚至公司高管通常都只从他们自己负责的业务领域或职能范围出发去思考问题。然而,数据流贯穿了整个企业各个业务环节,会产生依赖关系、反馈循环,因而需要跨部门、跨流程的全局视野,通过定义跨职能域的业务流程,建立不同职能部门之间的联系。因此,需要引入外部第三方(例如:咨询公司或系统集成商)参与到项目团队,才能绘制出最理想的、公正的业务流程视图。

3.7详细周密的项目计划

我们都听说过这么一句谚语:“没有规矩,不成方圆”。在主数据管理(MDM)实施过程中遇到困难时,如果一味的套用以往的案例经验,则本身就是由于缺乏周密的项目计划导致的后果。在一些具有主数据管理(MDM)实施经验的人员当中,一种最常见的回答是“我也希望我能够花费更多的时间和精力来做计划呀”

因而,大多数项目团队的最优先事项是挑选一个经过证实的、有实际经验的项目经理放在项目组,其挑战是需要寻找一个在三个不同领域具有突出技能和经验的项目经理:项目管理、数据管理和业务驱动集成。套用行业分析师William McKnight的话来说:“优秀的主数据管理(MDM)项目负责人将会给你带来世界上最美好的东西:预算精细化、敏捷、高效、能够处理各种业务和技术问题、而且具有很强的信息管理和运营聚焦的意识”

因此,不要过分强调项目经理的重要性!实际上,项目经理和项目计划的重要程度跟项目成员的投入是一样。因为,每个项目成员必须同时代表整个项目以及他所在的业务部门的双重利益。只有每个团队成员都能够实实在在全心全意的投入到工作当中,并作出应有的贡献,项目经理才可能有效的控制项目进度和项目预算,然后才能如期向公司高管层、上级领导汇报项目的进展情况、遇到的困难和存在的问题。

3.8精确审慎的项目预算

根据Forrester研究报告,平均每个主数据管理(MDM)实施项目的软件许可费用约为50万美元~200万美元。此外,这些具有主数据管理(MDM)实施经验的公司(包括最终客户、系统集成商或咨询公司)警告说,专业服务成本很可能是软件成本的3倍(Waddington数据)到5倍(Forrester研究报告)之间。

根据以往的历史经验,一个完整的主数据管理(MDM)实施项目需要耗费较多的项目预算,因此在实施过程中需要严格控制项目成本

3.9加强培训和宣传力度

在当前企业中,几乎每个员工都会接触或被动接触到公司的各类数据,因而需要在企业内部广泛宣传主数据管理(MDM)将会采取的各种措施。一些成功实施的案例中,都提到了“午餐和学习”或者“布朗午餐会”的重要性,在这类会议中,公司上下所有员工都被欢迎参加由实施团队成员组织的会议。

其它公开培训的传播媒介方式包括在公司内部网页不定期发布项目的最新进展情况、在维基网上征求公司员工的投稿和贡献值、发布项目情况的视频片段和简报、利用社交媒体发布项目的实时更新和其它相关信息。

3.10测试、测试、再测试

主数据管理(MDM)项目的最终目的不是简单地创建一个主数据管理层,也不只是为主数据管理(MDM)部署一套软件或者实施一些策略。成功的主数据管理(MDM)项目都进行了全面的测试以确保目标需求得到满足。

与主数据管理(MDM)项目实施的几乎所有阶段一样,测试阶段也应该围绕业务开展相关测试工作。来自业务部门的项目团队成员可能没有IT项目管理和IT项目部署的经验,但是在测试阶段,这些团队成员则应该参加涉及各自业务领域的测试工作。但是,请务必事先与这些团队成员进行沟通交流,以确保他们有足够的准备能够胜任本领域的测试和评估工作。

4结论

在许多不同行业中,目前已经实施主数据管理(MDM)措施的企业都得到了明显的收益,包括降低成本、增加企业收入、降低合规成本和风险,以及得到更好的组织决策支持等等。

同时,企业也应该有足够的耐心,不要因为主数据管理(MDM)项目短期内成本超支、没有获得预期回报而感到失望。当前,在企业技术革新和整个运营生命周期内,主数据管理(MDM)已经成为一种业界通用的、且令人兴奋的提高企业效率的方法。

聚焦于业务的项目计划、公司高管层的支持以及对业务流程的深入理解是成功实施主数据管理项目(MDM)最关键的必要条件。同时,还要再次提醒一下,在整个项目实施过程中,应尽量避免从技术视角或技术实现角度出发去开展相关工作。此外,在整个业务和技术规划中,应确保持续获得公司高管层的支持、聚焦业务流程、制定周密的项目计划和全面彻底的测试,并加强培训和宣传力度。

如果在项目实施过程中灵活运用了这些秘诀,那么就可以几乎保证项目的成功。如果在项目实施过程忽略了其中的某些指导原则,那么主数据管理(MDM)项目将会实施周期更长、成本更高,甚至在某种情况下,导致交付失败! 

Innovative Systems公司

Innovative Systems, Inc. is a global leader in the development and delivery of high-performance enterprise data management solutions to organizations whose success depends on a complete and accurate understanding of their customers.

Since 1968, companies worldwide have relied on Innovative’s data quality software, systems integration, database solutions, MDM offerings, and compliance solutions. The Company has set the standard for designing and managing customer-centric projects, having created thousands of customer databases using the firm’s data models, consulting services, and data quality software

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